档案管理术语表
- 档案工作基本术语 - Basic terminology for archives work
- 电子档案管理基本术语 - General terminology for electronic records management
| abbr. | for | mean |
|---|---|---|
| RMS | Records Management System | 档案管理系统 |
| AMS | Archives Management System | 档案管理系统 |
| DAMS | Digital Archives Management System | 数字档案管理系统 |
| EDMS | Electronic Document Management System | 电子文件管理系统 |
| EAMS | Electronic Archives Management System | 电子档案管理系统 |
| OAIS | Open Archival Information System | 开放档案信息系统 |
| en | cn |
|---|---|
| the project of government affairs informationize | 政务信息化项目 |
| electronic records management system | 电子档案管理系统 |
| open archival information system | 开放档案信息系统 |
| en | cn |
|---|---|
| records retention schedule | 保管期限表 |
| en | cn |
|---|---|
| access | 利用 |
| accession | 接收 |
| acquisition | 收集 征 集 |
| administrative archives | 文书档案 |
| aggregation | 聚合 |
| appraisal | 鉴定 |
| archival code | 档号 |
| archives | 档案馆 |
| association | 关联 |
| authenticity | 真实性 |
| capture | 捕获 |
| compliance | 合规性 |
| conservation | 保护 |
| context | 背景 / 上下文 |
| contingency plan | 应急预案 |
| deposit | 存放,寄存 |
| description | 著录 |
| destruction | 销毁 |
| destruction list | 销毁清单 銷毀清册 |
| digital archives | 数字档案馆 |
| disposition | 处置 |
| electronic signature | 电子签名 |
| encapsulation | 封装 |
| estray | 散存档案 |
| file number | 案卷号 |
| filing | 归档 |
| fonds number | 全宗号 |
| heterogeneous backup | 异质备份 |
| holdings | 馆藏 |
| information package | 信息包 |
| integrity | 完整性 |
| life-cycle management | 全程管理 |
| link | 挂接 |
| off-site backup | 异地备份 |
| preservation | 保存 |
| reliability | 可靠性 |
| removed archives | 散失档案 |
| retention period | 保管期限 |
| series number | 目录号 |
| specialized archives | 专业档案 |
| transfer | 移交 |
| usability | 可用性 |
- 移交 transfer
- 按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
- 接收 accession
- 档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案的过程。
- 关联 - association
- 通过管理系统，将元数据及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。
- 挂接 - link
- 将电子档案 与其元数据 联系起来的过程
- 嵌入 - embed
- 将元数据 内嵌于电子档案 的过程
- 封装 encapsulation
- 将电子档案 与其元数据 封装在一起的过程
- 聚合 aggregation
- 按一定逻辑关系将若干电子档案建立有机联系的过程。
- 传输 transmission
- 通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案 的过程。
- 著录 - description
- 按标准形式对电子档案 的 内容 、结构、背景 及 管理活动进行描述的过程。
- 信息包 information package
- 由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。
- 注：保存描述信息有助于保存和查找内容信息。
- 提交信息包 - submission information package
- 存档信息包 - archival information package
- 发布信息包 - dissemination information package
- 全程管理
- 电子文件 形成、办理、归档 以及 电子档案 维护、利用、最终处置 （销毁 或 永久保存）全过程进行的控制
- 参考
元数据层级
- 全宗级 - Fonds
- 类别级 - Series / Category
- 案卷级 - File / Record / Volume
- 文件级 - Item / Document / File
- 卷内件 - FileItem / Item
- 页面级 - Page
柜位/存储位置/密集架号
- 库房 - repository
- 区号 - area/zone
- 列号 - row/column（column 可以，但 row 也常用于表示纵列）
- 节号 - section
- 架号 - shelf
- 层号 - level
- 面号 - side（通常标记为左、右）
- 盒号 - box
- 盒内号 - boxItem / boxFileNumber（“boxItem”简洁，或 boxFileNumber）
- ISAD(G)
- Physical Location
- Storage Location
- ISO 11799（档案和图书馆材料的存储环境）
- 《DA/T 18-2022 档案著录规则》 区、列、层、架、盒
- Storage Location
案件级 vs 案卷级
- 案卷级 - Volume
- 以卷归档
- 立卷归档
- 档案目录的第一级分类
- 案卷目录
- 案件级/文件级 - Case/File
- 以件归档
- 不立卷归档
- 最小档案单元，是档案组成的基本单位
- 文件目录
物品
物品 ≧ 实物 ≧ 实体档案 ≧ 实物档案
- 物品
- 实物
- 区别于电子类的物品
- 未归档的实物，归档前叫实物，归档后叫实物档案。
- 实体档案
- 区别于电子档案的档案分类、有纸质类、实物类、声像类
- 实物档案
- 实体档案 的一种
- 是指按照实物档案编制档案分类号并进行管理的一类档案；
- 未按照实物档案编制档号管理的其他来源的总称实物，实物档啊和实物可以同时共置于同一个库房管理，实物库房保管的不一定都是实物档案。
页码/页数/页号/起止页号
- 页码 - Page Number
- 印刷物本身印刷上去的页码，一般是左右都有，一般不管页面上有没有文字
- 页数 - Page Count
- 纸质的张数，正反两面一张纸，只算页数一张
- 页号 - Page Serial Number/Page Sequence Number
- 整理和加工以及著录档案材料是，人为手工标注上去的每页材料号码流水，一般是无字的页面不编号。
- 起止页号 - Start Page Number - End Page Number
- 指以卷归档的档案，其卷内文件目录里标注每件文件的开始页号-结束页号。
以件归档的材料页号编制规则：纸质页号为1到n，起止页号为1-n。 以卷归档的材料页号编制规则为1到n，而在卷内文件目录里体现的是起止页号：每件文件的开始页号-结束页号。
材料/文件/档案
- 材料 - Records
- 未归档
- 档案 - Archived Records
- 归档后
- -> 案卷级文件 - Volume-level Records
-
文件级文件 - Item-level Records
-
- 文件 - Document
- 统称 材料+档案
- 归档后成为档案的一部分
估算/概算/预算/结算/决算
- 估算 - Estimation
- 综合文书档案
- 概算 - Budgetary Estimate/Preliminary Estimate
- 预算附加材料
- 预算 - Budget
- 综合文书档案
- 结算 - Settlement
- 审计材料
- 决算 - Final Account
- 会计档案
序号/文号/案卷号/件号/文件号/流水号/页号/盒号/柜号/列号/全宗号
档案管理中的编号系统
- 序号（Sequence Number）
- 定义：表示文件或档案的排列顺序。
- 特点：仅表示顺序，无其他意义。
- 文号（Document Number）
- 定义：公文编号，用于分类和检索。
- 特点：唯一标识文件，包含发文机关、年份、顺序号。
- 案卷号（Volume Number）
- 定义：立卷归档后编制的流水号。
- 特点：仅适用于卷归档档案。
- 件号/文件号（Item Number/Document Number）
- 定义：每件档案的唯一编号。
- 特点：文件级别编号，以卷归档的文件有件号。
- 流水号（Serial Number）
- 定义：表示档案或文件的排列顺序号。
- 特点：与序号类似，按时间或提交顺序生成。
- 盒号（Box Number）
- 定义：档案盒的编号，标识其物理位置。
- 特点：用于查找档案盒在存储系统中的位置。
- 页号（Page Number）
- 定义：材料归档前标注在右上角的页数编号。
- 特点：自然数顺序，确保页数清晰。
- 柜号（Cabinet Number）
- 定义：档案柜的编号。
- 特点：标识档案柜的位置。
- 列号（Row Number）
- 定义：档案密集架中列的编号。
- 特点：用于进一步细化档案存储位置。
- 全宗号（Fonds Number）
- 定义：单位或机构形成档案的分类编号。
- 特点：标识档案所属的单位或时期。
编写/编著/编撰/编纂/编修/编辑/著录/标引
- 编写（Writing）
- 定义：富有原创性的创作过程。
- 特点：侧重原创内容的撰写。
- 编著（Compilation and Writing）
- 定义：通常指专业类或专著类的撰写过程。
- 特点：专业领域的系统性创作。
- 编撰（Compilation with Fictional Content）
- 定义：包含虚构或未经考证内容的编写过程。
- 特点：虚构性较强，适用于文学或非学术作品。
- 编纂（Compilation and Organization）
- 定义：系统性收集、整理已有材料的过程，常用于志书、年鉴等工具书。
- 特点：重在整理已有资料。
- 编修（Revision and Compilation）
- 定义：修订内容较多的编辑活动。
- 特点：侧重对原有内容的大规模修订。
- 编辑（Editing）
- 定义：职业性工作，按标准使内容规范统一。
- 特点：规范化处理内容，使其符合出版或发布标准。
- 著录（Cataloging）
- 定义：概括或标注档案案卷和文件信息的工作，便于查询。
- 特点：针对档案信息的记录与概括。
- 标引（Indexing）
- 定义：对著录信息的进一步详细标注，便于精确查询。
- 特点：细化档案信息，提升检索效率。
文稿/文本/正本/副本/修订本/试行本
- 文稿（Manuscript/Draft）
- 定义：文稿是文件正式形成前的历次稿件，包含草稿和定稿两个阶段。
- 草稿：初步撰写的文件版本，通常未经正式审查或批准。
- 定稿：最终确定的稿件，经过审定后作为正式文本。
- Final Draft
- Finalized Version
- 定义：文稿是文件正式形成前的历次稿件，包含草稿和定稿两个阶段。
- 文本（Text/Version）
- 定义：文本是指一个文件的正式版本，可能依据不同用途分为多个不同版本，如正本、副本、试行本、修订本等。
- 特点：文本是经过确定后的文件内容的载体，可根据不同使用场景有不同的形式。
- 正本（Original Copy）
- 定义：正本是文件的正式且原始的版本，具有法律效力或最终权威性。
- 特点：通常用于正式场合，如发布、签署、备案等。
- 副本（Duplicate/Copy）
- 定义：副本是正本的复印件或复制版本，用于参考或分发，但不具有正本的法律效力。
- 特点：副本用于传阅、备查或工作中的参考，不用于正式用途。
- 修订本（Revised Edition）
- 定义：修订本是对原文件内容进行修改或补充后的版本。
- 特点：在原有文本的基础上进行修订，以反映最新的内容或更正错误。
- 试行本（Trial Version）
- 定义：试行本是文件的试行版本，通常用于在特定时间或范围内试行，待验证后再正式发布。
- 特点：试行本在验证后可能成为正式版本，也可能在试行期结束后进行修改。
关键词/主题词/检索词
- 关键词（Keywords）
- 定义：用于模糊查询的词汇，通常反映文件或档案的核心内容。
- 特点：关键词适用于广泛的检索，帮助用户快速找到相关档案。
- 主题词（Subject Terms）
- 定义：公文中常用的词汇，用于帮助档案的分类和检索。
- 特点：主题词通常是公文内容的核心概念，随着检索工具的进步，现代公文已较少标注主题词。
- 检索词（Search Terms）
- 定义：用于档案查询和检索的统称，包含关键词和主题词等。
- 特点：检索词用于提升查询效率，帮助快速定位相关档案内容。
专业档案/专门档案/专题档案/专项档案
基于档案的用途、内容、来源以及形成背景来进行的划分
- 专业档案（Professional Archives）
- 定义：属于专门档案的一类，反映某一专门领域的档案，突出材料的专业性。
- 特点：涵盖特定专业领域，如玉器档案、病例档案、植物档案、教学档案等，主要用于记录某一领域的专业信息。
- 专门档案（Specialized Archives）
- 定义：泛指特定领域或专业领域形成的档案，反映该领域的专门信息。
- 特点：包括广泛的专业领域档案，如电力档案、基建档案等，是某一领域活动或事务的专门记录。
- 专题档案（Thematic Archives）
- 定义：某一活动或事件全过程形成的材料，通常是专题档案材料的简称。
- 特点：并非严格意义上的档案，材料可能包含人为制作或复制的内容，真实性不一定完全可靠。专题档案有参考价值，目录通常单独制作，不与档案馆的正式档案目录混合。
- 专项档案（Special Project Archives）
- 定义：指针对某一专项任务、项目或计划所形成的档案，记录该专项工作的全部过程。
- 特点：通常围绕特定项目或专项工作，如专项审计档案、专项工程档案，全面记录项目的背景、实施过程和结果。
机构/问题代码
- 机构
- 办公室、人事部、财务处等
- 来源单位，便于按单位或部门管理和归档
- 问题
- 党务、财务、行政等问题类别
- 内容主题，便于从主题维度检索
档案门类代码
一级门类代码
| 中文 | 代码 |
|---|---|
| 文书 | WS |
| 科技 | KJ |
| 人事 | RS |
| 会计 | KU |
| 专业 | ZY |
| 照片 | ZP |
| 录音 | LY |
| 录像 | LX |
| 业务数据 | SJ |
| 公务电子邮件 | YJ |
| 网页信息 | WY |
| 社交媒体 | MT |
| 实物档案 | SW |
- 二级门类代码
- 科研（KJ·KY）
- 设备（KJ·SB）
- 基建（KJ·JJ）
- 2019年1月 《机关档案管理规定》
- 国家档案局 2014 印发的《数字档案室建设指南》规定各档案门类的代码
- 文书∶WS，照片∶ZP，录音∶LY，录像;LX，科技∶KJ，专业∶ZY。
密级
- 绝密、机密、秘密、内部、公开、非密、商密
- 《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例
- 绝密、机密、秘密
- 《党政机关公文处理工作条例》
- 绝密、机密、秘密
- 《国家秘密载体管理规定》
- 《信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239）
开放标识
- Access Control Status
- 取值
- 开放（Open）
- 控制（Restricted）
- 延期开放（Deferred）
- 未审核（NotReviewed）
- ISAD(G) - 国际档案描述标准通则
- Conditions Governing Access（访问条件）
- 《中华人民共和国档案法》
- 《政府信息公开条例》
- “主动公开”“依申请公开”“不予公开”
密集架
- 密集架 Compact Shelving
- 密集柜 Movable Rack
- Mobile shelving
- 日语 移动棚
- 起源于日本
- 用于机关、企事业单位图书资料室、档案室、样品室等存放图书资料、档案、货价、档案财务凭证、货物的新型装具。
- 与传统式书架、货架、档案架相比，储存量大，节省空间且更有传统性。
- 固定列
- 控制列 - 一般不动
- 上面通常能统管其他移动列
- 参考
- DA/T 7-1992 直列式档案密集架
- GB/T 13667.3 图书密集架
- 产品