DA/T 58 电子档案管理基本术语
电子档案管理基本术语 General terminology for electronic records management DA/T 58-2014
- 电子文件
- Electronic Document; Electronic Record
- 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各类信息记录。电子文件由内容、结构和背景信息组成。
- 电子档案
- Electronic Record; Archival Electronic Record
- 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
- 业务系统
- Business System
- 形成国家机构活动或数据的计算机系统。示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。
- 电子文件管理系统
- Electronic Document Management System
- 用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。
- 电子档案管理系统
- Electronic Records Management System
- 对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处理的计算机信息系统。
- 数字档案馆
- Digital Archives
- 运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，通过网络平台提供利用的档案信息资源管理体系。
- 开放档案信息系统
- Open Archival Information System
- 一个机构和计算机系统组成的机构，承担保存电子档案信息及将其提供指定用户的责任。
- 信息包
- Information Package
- 由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。包括保存描述信息用于保存和查找内容信息。
- 提交信息包
- Submission Information Package
- 由信息生产者交给开放档案信息系统的信息包，用于构建一个或多个存档信息包。
- 存档信息包
- Archival Information Package
- 保存在开放档案信息系统中的包含内容信息和相关保存描述信息的信息包。
- 发布信息包
- Dissemination Information Package
- 开放档案信息系统根据用户的需求完成数据的抽取、封装并发送给用户的信息包。
- 打包信息
- Packaging Information
- 用于绑定和识别一个信息包构成的信息。
- 内容
- Content
- 以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。
- 结构
- Structure
- 电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。
- 逻辑结构
- Logical Structure
- 电子档案内容各信息单元之间关系的描述。
- 物理结构
- Physical Structure
- 电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。
- 背景
- Context
- 电子档案形成、传输、使用和维护的框架。
- 元数据
- Metadata
- 描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
- 真实性
- Authenticity
- 电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。
- 可靠性
- Reliability
- 电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事实、活动或事实际的性质。
- 完整性
- Integrity
- 电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
- 可用性
- Usability
- 电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。
- 全程管理
- Life-cycle Management
- 对电子文件形成、办理、归档以及电子档案维护、利用和最终处置的全过程进行的控制。
- 文件格式
- File Format
- 电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式。常见格式包括 doc、xls、ppt、wps、xml、html、jpg、gif、tiff、mp3、mp4、wmv 等。
- 电子签名
- Electronic Signature
- 电子文件中以电子形式所附含、所附用于识别责任人身份并表明其认可文件内容的数据。
- 电子档案的收集与整理
- Capture
- 适时获取电子文件及其元数据的方法与过程。
- 登记
- Registration
- 在电子文件、电子档案进入电子档案管理系统、数字档案馆时，给予其一个唯一标识符的行为。
- 分类
- Classification
- 依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子档案进行系统标识和整理。
- 著录
- Description
- 按标准形式对电子档案的内容、结构、背景及管理活动进行描述的过程。
- 归档
- Archiving
- 按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
- 网络文件存档
- Web Archiving
- 将组织机构在处理业务活动过程中，通过网络形成的，具有原始记录性的内容文件和管理文件转化为电子档案的过程。
- 移交
- Transfer
- 按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
- 接收
- Accession
- 档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案的过程。
- 关联
- Association
- 通过管理系统，将元数据及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。
- 挂接
- Link
- 用电子档案在计算机中的名称作为指针在数据库中将电子档案与其元数据联系起来的过程。
- 嵌入
- Embed
- 将元数据内嵌于电子档案的过程。
- 封装
- Encapsulation
- 将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。
- 聚合
- Aggregation
- 按一定逻辑关系将若干电子档案建立有机联系的过程。
- 传输
- Transmission
- 通过网络或可交换的计算机载体递送电子档案的过程。
- 鉴定
- Appraisal
- 对电子文件、电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，判断其是否具有归档、完整性、可用性、安全性等价值。
- 真实性检验
- Authentication
- 通过管理和技术措施评估电子档案是否符合真实性内涵要求的过程。
- 完整性检验
- Integrity Check
- 通过管理和技术措施检查电子档案及其元数据是否符合完整性要求的过程。
- 可用性检验
- Usability Check
- 通过管理和技术措施检查电子档案、载体、应用软件是否符合可用性要求的过程。
- 安全性检验
- Security Check
- 通过管理和技术措施识别电子档案潜在安全性缺陷的过程。
- 文件格式检验
- File Format Check
- 验证电子档案是否符合规定的文件格式的过程。
- 保管期限
- Retention Period
- 对电子档案的存留年限。
- 保管期限表
- Records Retention Schedule
- 规定电子档案保管期限的文件。
- 处置
- Disposition
- 按照规定对电子文件、电子档案实施留存、移交或销毁的一系列过程。
- 销毁
- Destruction
- 消除或删除失去价值的电子文件、电子档案，使之无法恢复的过程。
- 保存
- Preservation
- 确保电子档案得到长期维护所涉及的过程和操作。
- 保护
- Conservation
- 采用物理和化学方法保护电子档案载体稳定性的行为。
- 存储
- Storage
- 以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程。
- 在线存储
- Online Storage
- 存储设备安装在系统中，系统可直接访问数据的存储技术。
- 离线存储
- Offline Storage
- 存储设备从系统上卸载后，系统才能访问数据的存储技术。
- 近线存储
- Nearline Storage
- 存储设备自动安装后，系统能够自动访问数据的存储技术。
- 复制
- Copy
- 在同种类型的载体上制作完全相同的副本。
- 转换
- Conversion
- 在确保档案原有信息不发生变化的前提下，变更档案的载体形式或文件格式的过程。
- 迁移
- Migration
- 在不改变文件格式的前提下，将电子档案由一种软硬件配置转移到另一种软硬件配置的过程。
- 仿真
- Emulation
- 模拟电子档案产生时的软硬件环境，使电子档案能够以原始面貌（初始格式、版面与内容等）显示，并提供其他得到保障的技术。
- 检索
- Retrieval
- 从计算机信息系统中定位和获取电子档案信息的过程。
- 标引
- Indexing
- 为方便电子档案的利用而建立检索入口的过程。
- 利用
- Access
- 查阅、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。
- 防护
- Protection
- 为了防止对电子档案未经授权地访问、修改或删除而采取的管理、技术或物理手段。
- 跟踪
- Tracking
- 捕获、记录和维护电子档案管理系统、数字档案馆系统运转信息或电子档案转移和利用信息的过程。
- 审计
- Audit
- 利用跟踪过程中的信息检查文件状态的活动。
- 身份识别技术
- Identity Recognition Technique
- 用于区分操作着名和权限的技术方法，如密码、IC卡、指纹识别等技术。
- 授权
- Authorization
- 按操作者身份所确定的职能、权利等，用于保证对电子档案的合法操作。
- 数字水印
- Digital Watermark
- 采用数字技术对电子文件、电子档案加注的固化信息的标记，起防错、防漏和防调换等作用。
- 备份
- Backup
- 将电子档案或电子档案管理系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上。
- 异质备份
- Heterogeneous Backup
- 将电子档案的信息转换到其他类型的载体上。
- 异地备份
- Off-site Backup
- 将电子档案的备份保存于不同地点。
- 数据复原
- Resume
- 从原始的字节流中恢复数据资源的原貌，并保证数据资源的可读性和可用性。数据复原包括数据灾难恢复和数据格式恢复等。
- 风险
- Risk
- 电子文件、电子档案所面临的威胁及其可能造成的影响。
- 风险管理
- Risk Management
- 对电子文件、电子档案的风险进行识别、评估、应对和监控的过程。
- 灾难备份
- Backup for Disaster Recovery
- 为了应对突发灾难而对电子档案、电子档案管理系统、网络系统、基础设施及专业技术支持能力进行管理能力的备份过程。
- 灾难恢复
- Disaster Recovery
- 电子档案、电子档案管理系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态的过程。
- 应急预案
- Contingency Plan
- 为保障电子档案安全而制定的应急响应和灾后恢复的计划。
参考文献
- GB/T 4894—2009 信息与文献 术语
- GB/T 5271 信息技术 词汇
- GB/T 17532—1998 术语工作 计算机应用 词汇
- GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范
- GB/T 20225—2006 电子成像 词汇
- GB/T 20988—2007 信息安全技术 信息系统灾难恢复规范
- GB/T 26162.1—2010 信息与文献 文件管理 第1部分: 通则
- DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案
- DA/T 48—2009 基于XML的电子文件封装规范
- ISO 11506:2009 Electronic data for COM recording can be transmitted by network or by exchangeable computer media
- ISO 13008:2012 Information and Documentation Digital records conversion and migration process
- ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems—Open archival information system—Reference model
- ISO 15489-2:2001 Information and documentation—Records management—Part 2: Guidelines
- ISO 16175-2:2011 Information and documentation—Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
- ISO/TR 17068:2012 Information and documentation—Trusted third party repository for digital records
- ISO 30300:2011 Information and documentation—Management systems for records—Fundamentals and vocabulary
- 《电子文件管理暂行办法》(中办国办 2009年39号文)
- 《数字档案馆建设指南》(国家档案局 2010年6月)
- 《电子档案移交与接收办法》(国家档案局 2012年9月)
- 永久保存真实的电子文件(档案)国际项目三期(InterPARES III)术语表
- 美国文件(档案)管理工作者协会(ARMA International)的文件和信息管理术语表《电子邮件管理指南》
- 美国档案工作者协会(SAA)文件和档案术语表
- 美国密苏里州电子文件(档案)术语表
- 美国明尼苏达州电子文件(档案)管理指南术语表
- 澳大利亚国家档案术语表
- 英国数字保存联盟(DPC)术语表