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档案管理

  • EDMS - Electronic Document Management System - 电子文件管理系统
  • RMS - Records Management System - 档案管理系统
  • 中国 DAT/档案管理 标准
  • ISO 15489 Information and Documentation - Records Management - 信息和文档 - 记录管理
    • ISO 15489-1:2016 信息和文档 - 记录管理 - 第1部分:概念和原则
    • ISO 15489-2:2001 信息和文档 - 记录管理 - 第2部分:指南
  • ISO 14721 – OAIS(开放档案信息系统参考模型)
    • OAIS - Open Archival Information System
  • ISO 16363 – 数字存档认证标准
  • Dublin Core Metadata Initiative - DCMI - 都柏林核心元数据倡议
  • MoReq - Model Requirements for the Management of Electronic Records - 电子记录管理模型要求
  • DoD 5015.2 - Department of Defense Records Management Program - 美国国防部记录管理标准
  • 《中华人民共和国档案法》
  • GB/T 18894-2016 《电子文件归档与电子档案管理规范》
  • DA/T 46-2009 《文书类电子文件归档光盘技术要求和应用规范》
  • DA/T 38-2008 《电子公文归档管理规范》
  • DA/T 50-2014 《电子档案移交与接收办法》
  • DA/T 37-2015 《数字档案馆建设指南》
  • 《全国档案事业发展“十四五”规划纲要》
  • 档案学 是以档案和档案工作为研究对象的一门社会科学。
  • 参考
档号=全宗号-目录号-案卷号-件号

会计档案

[全宗号-]类别号-案卷号-件号(卷内序号)
  • 全宗号:档案馆分配的唯一编号。
  • 类别号/目录号:分类方案中的类别号
    • 不重号
    • 科学、简洁,具有扩展性
    • 一般由大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或两者组合编制
    • 上 、下级类目编号间用 “·”分隔
    • 分类原则 - 内容形式、会计年度、保管期限、组织机构、会计类型等
  • 案卷号:4位阿拉伯数字,不足4位用“0”补足。
  • 件号:卷内序号,用4位阿拉伯数字表示。

分类方案示例

  • 会计资料形式·会计年度·保管期限分类法
  • 会计年度·会计资料形式·保管期限分类法
  • 会计年度·组织机构·会计资料形式·保管期限分类法
  • 会计年度·会计类型·会计资料形式·保管期限分类法

会计资料形式

  • 会计凭证 - 记录和反映经济业务事项的书面或电子形式文件
    • 原始凭证 - 发票、收据、银行单据
    • 记账凭证 - 收款凭证、付款凭证、转账凭证
  • 会计账簿 - 按会计科目反映各项经济业务的会计资料
    • 总账:对全部经济业务进行总括分类记录的账簿。
    • 明细账:对总账科目进行明细分类记录的账簿。
    • 日记账:按时间顺序记录资金流动的账簿,如现金日记账、银行存款日记账。
    • 固定资产卡片:记录固定资产信息的卡片。
    • 其他辅助账簿:如往来账、存货账、成本账等。
  • 财务会计报告 - 反映组织财务状况和经营成果的综合报告。
    • 月度、季度、半年度财务报告
    • 年度财务报告
    • 决算报告:如财政部门的财政总决算、部门决算报告。
    • 内部报告:如预算执行报告、内部控制评价报告。
  • 其他会计资料 - 与会计业务相关的辅助资料或工作文件。
    • 银行存款余额调节表
    • 银行对账单
    • 纳税申报表
    • 会计档案移交清册
    • 会计档案保管清册
    • 会计档案销毁清册
    • 会计档案鉴定意见书
    • 成本计算表
    • 合同文件

会计类型

常见会计类型

  1. 财务会计

    • 定义:主要面向外部利益相关者,提供财务状况、经营成果等信息。
    • 特点:遵循国际或国内的会计准则,如国际财务报告准则(IFRS)或中国会计准则(CAS)。
  2. 管理会计

    • 定义:面向内部管理者,提供决策支持、经营预测等信息。
    • 特点:侧重内部管理和决策,不需要遵循特定的外部会计准则。
  3. 成本会计

    • 定义:专门分析企业生产和运营成本,为管理层提供成本控制信息。
    • 特点:关注生产成本、分配方法和成本计算。
  4. 税务会计

    • 定义:处理与税务申报、缴纳相关的会计事务。
    • 特点:遵循税法,确保企业按规定报税和纳税。
  5. 预算会计

    • 定义:负责制定、执行和监督预算。
    • 特点:提供预算编制和执行的详细信息。
  6. 审计会计

    • 定义:对会计信息的准确性和合法性进行审查和评估。
    • 特点:包括内部审计和外部审计。
  7. 固定资产会计

    • 定义:专门记录和管理企业的固定资产。
    • 特点:关注资产的购置、折旧和处置。
  8. 项目会计

    • 定义:专注于项目的成本、收入和利润的管理。
    • 特点:针对大型项目,提供详细的项目财务状况报告。
  9. 国际会计

    • 定义:面向国际业务和多国运营的企业,遵循多国的会计准则。
    • 特点:涉及不同国家的税法、汇率和准则差异。
  10. 环保会计

    • 定义:反映企业在环境保护方面的成本和投资。
    • 特点:侧重于环境成本和投资回报。

行业/机构特定的会计类型

  1. 政府会计

    • 定义:政府机关使用的会计系统,反映财政收入和支出。
    • 特点:遵循政府会计制度,提供政府财政报告。
  2. 非营利组织会计

    • 定义:适用于非营利组织,如基金会、慈善机构。
    • 特点:关注捐赠收入和项目支出。
  3. 银行会计

    • 定义:银行业特有的会计制度。
    • 特点:反映存贷款、利息收入和费用等。
  4. 保险会计

    • 定义:专门反映保险公司业务的会计系统。
    • 特点:涉及保费、理赔和投资等方面。
  5. 证券会计

    • 定义:证券公司使用的会计系统。
    • 特点:关注证券交易和投资收益。
  6. 石油会计

    • 定义:石油行业特有的会计系统。
    • 特点:反映勘探、开采和炼制成本。
  7. 医院会计

    • 定义:医疗机构使用的会计系统。
    • 特点:反映医疗收入、支出和成本。

  • https://inv-veri.chinatax.gov.cn/
  • 《电子会计档案管理规范》
    • DA/T 94—2022电子会计档案管理规范
  • 《电子发票全流程电子化管理指南》

参考

RMS vs DMS

  • RMS - Records Management System
    • 是专门用于管理组织的记录(档案)的系统,旨在确保记录的完整性、可靠性、可用性,并满足法律法规和组织内部政策的要求。
    • 涉及到纸质的、历史性的、重要的、有价值的记录
    • 用于 正式记录,如合同、财务报表、政策文件、项目文档、会议纪要等
    • 功能
      • 记录的创建和捕获
      • 分类和组织
      • 保留和处置
      • 访问控制
      • 检索和查找
      • 审计和合规
  • DMS - Document Management System
    • 创建、组织、共享和管理各类电子文件和文档的系统。
    • 以 电子文件 为主
    • 用于 普通的电子文件和文档,如营销材料、技术文档、员工手册、日常通信
    • 功能
      • 文档的创建和捕获
      • 版本控制
      • 协作和共享
      • 分类和组织
      • 搜索和检索
      • 访问控制
    • 文档工作流

文档 -归档-> 档案

  • Document - Archive -> Record
  • 归档/记录生命周期管理