DA/T 18 档案著录规则

Rules for archival description
DA/T18—2022 <- ~~DA/T18—1999~~

著录项目清单

著录项目	约束性	著录层级	著录主体
标识
档案馆代码	必著	全宗级	档案馆
著录层级	选著	文件级、案卷级、类别级	档案馆
档号	必著	所有	档案室、档案馆
题名	必著	所有	档案室、档案馆
文件编号	有则必著	文件级	档案室
日期	必著	所有	档案室、档案馆
背景
责任者	必著	所有	档案室、档案馆
组织机构沿革/人物生平	选著	全宗级	档案室、档案馆
档案保管沿革	必著	全宗级	档案室、档案馆
内容与结构
范围和提要	选著	所有	档案室、档案馆
人名	选著	文件级、案卷级	档案室
稿本	选著	文件级	档案室
文种	选著	文件级	档案室
附件	选著	文件级	档案室
载体形态	有则必著	文件级	档案室
计算机文件大小	选著	案卷级、类别级、全宗级	档案室、档案馆
计算机文件格式	选著	文件级、案卷级	档案室、档案馆
生成方式	选著	文件级、案卷级	档案室、档案馆
整理情况	选著	文件级、案卷级	档案室、档案馆
保管期限	选著	类别级、全宗级	档案室、档案馆
销毁情况	必著	文件级、案卷级	档案室、档案馆
查阅与利用控制
密级	有则必著	文件级	档案室、档案馆
公开属性	有则必著	文件级	档案室
开放标识	必著	文件级、案卷级	档案室、档案馆
语言或文字	选著	文件级	档案室
主题词或关键词	选著	文件级	档案室
分类号	选著	文件级、案卷级	档案室、档案馆
缩微号	选著	所有	档案室、档案馆
存储位置	选著	所有	档案室、档案馆
相关档案材料
原件存放位置	选著	所有	档案室、档案馆
复制件存放位置	选著	所有	档案室、档案馆
相关著录单元	选著	类别级、全宗级	档案室、档案馆
附注	选著	所有	档案室、档案馆
著录控制
著录者	选著	所有	档案室、档案馆
著录日期	选著	所有	档案室、档案馆

档案馆代码
- 6 位数字
- 类型|省|注册号
著录层级
- 文件级
- 案卷级
- 类别级
- 全宗级
档号

/**
 * 档案著录项目
 *
 * 基于 DA/T18—2022 档案著录规则
 */
export interface ArchivalDescription {
  //region 标识
  /**
   * 档案馆代码，用于标识档案馆的唯一代码
   * @example "442002"
   */
  archiveCode?: string;

  /**
   * 档号，用于唯一标识档案在系统中的编号
   * @example "X033-ZP·2008-001"
   */
  archiveNumber: string;

  /**
   * 著录层级，表示档案的描述层级
   * @example "文件级"
   */
  descriptionLevel: string;

  /**
   * 题名，档案的主标题或正题名
   * @example "关于进一步联合开展短信群发设备专项整治行动的通知"
   */
  title: string;

  /**
   * 并列题名，另一个语言版本的并列标题（若有）
   * @example "Research of the Pollution Meteorological Element in XXXX"
   */
  parallelTitle?: string;

  /**
   * 副题名，补充说明或从属于主标题的附属标题（若有）
   * @example "在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲演"
   */
  subtitle?: string;

  /**
   * 文件编号，文件在制发过程中的编号
   * @example "中发〔1980〕16号"
   */
  documentNumber?: string;

  /**
   * 日期，档案形成或记录的日期，格式为 YYYYMMDD
   * @example "19810824"
   */
  date: string;

  /**
   * 形成日期，文件或档案的形成日期
   * @example "19520110"
   */
  creationDate?: string;

  /**
   * 起始日期，档案起始日期，通常用于全宗级档案
   * @example "1950"
   */
  startDate?: string;

  /**
   * 终止日期，档案终止日期，通常用于全宗级档案
   * @example "1955"
   */
  endDate?: string;

  /**
   * 考证日期，档案内容的考证日期，格式为 YYYYMMDD
   * @example "[19450815]"
   */
  verificationDate?: string;

  //endregion

  //region 背景
  /**
   * 责任者，指对档案内容负责的机构或个人
   * @example "某某省工商行政管理局"
   */
  responsibleBody: string;

  /**
   * 组织机构沿革或人物生平，简要记录责任者的历史沿革或个人生平
   * @example "中国红十字会创设于1904年，称万国红十字会..."
   */
  organizationHistory?: string;

  /**
   * 档案保管沿革，档案接收、保管等过程的记录
   * @example "孙中山的手稿由宋庆龄捐赠..."
   */
  archivalHistory?: string;

  //endregion

  //region 内容与结构
  /**
   * 保管期限，档案的保管年限
   * @example "永久"
   */
  retentionPeriod?: string;

  /**
   * 载体形态，档案的物理载体类型、数量和规格
   * @example "唱片, 3张"
   */
  physicalForm?: string;

  /**
   * 范围和提要，简要概括档案的时间范围、地点、主要内容等
   * @example "分析毕业生分配制度上存在的问题及改革意见"
   */
  scopeAndContent?: string;

  /**
   * 人名，具有检索意义的相关人物姓名
   * @example ["毛泽东", "周恩来"]
   */
  personNames?: string[];

  /**
   * 稿本，档案文件的文稿或版本类型
   * @example "定稿"
   */
  manuscriptType?: string;

  /**
   * 文种，文件的种类
   * @example "报告"
   */
  documentType?: string;

  /**
   * 附件，文件的附加材料
   * @example ["附件1：预算表", "附件2：流程图"]
   */
  attachments?: string[];

  /**
   * 计算机文件大小，电子文件的大小，通常以 MB 为单位
   * @example "0.27 MB"
   */
  computerFileSize?: string;

  /**
   * 计算机文件格式，电子文件的格式类型
   * @example "pdf"
   */
  computerFileFormat?: string;

  /**
   * 生成方式，电子文件首次生成的方式
   * - "原生"：文件原生电子化生成
   * - "数字化"：文件通过数字化生成
   * - "编辑"：文件经剪辑或编辑后生成
   * @example "原生"
   */
  creationMethod?: string;

  /**
   * 整理情况，档案的内部结构、排序及分类信息
   * @example "全宗内档案按年度-机构-保管期限分类整理"
   */
  sortingSituation?: string;

  /**
   * 销毁情况，档案销毁时间和方式
   * @example "2022年12月，销毁"
   */
  destructionDetails?: string;

  //endregion

  // region 查阅与利用控制

  /**
   * 开放标识，档案的开放审核状态
   * - "开放"
   * - "控制"
   * - "延期开放"
   * - "未审核"
   * @example "开放"
   */
  accessRestrictions: string;

  /**
   * 密级，档案的保密级别和期限
   * @example "机密★10年"
   */
  confidentiality?: string;

  /**
   * 公开属性，档案的公开审核意见
   * - "主动公开"
   * - "依申请公开"
   * - "不予公开"
   * @example "依申请公开"
   */
  publicAccessLevel?: string;

  /**
   * 语言或文字，档案中使用的语种
   * @example "汉语"
   */
  languageOrScript?: string;

  /**
   * 主题词或关键词，用于检索档案内容的词汇
   * @example ["经济发展", "政策改革"]
   */
  subjectKeywords?: string[];

  /**
   * 分类号，表示档案的主题类别代码
   * @example ["M33+P13"]
   */
  classificationNumbers?: string[];

  /**
   * 缩微号，档案缩微制品的编号
   * @example "83-45"
   */
  microfilmNumber?: string;

  /**
   * 存储位置，档案的物理或逻辑存储位置
   * @example "本馆602库房第10排密集架第2列"
   */
  storageLocation?: string;
  //endregion

  //region 相关档案材料

  /**
   * 相关档案材料
   *
   * 原件存放位置，档案原件的存放地点
   * @example "某某市档案馆"
   */
  originalLocation?: string;

  /**
   * 复制件存放位置，档案复制件的存放地点
   * @example "本类别以缩微形式备份，存放在本馆3号库房中"
   */
  copyLocation?: string;

  /**
   * 相关著录单元，与档案具有来源联系或其他关系的条目
   * @example "参见中共某某省委政法委员会全宗"
   */
  relatedUnits?: string;
  //endregion

  //region 附注

  /**
   * 附注，其他需要补充的信息
   * @example "部分照片已褪色"
   */
  notes?: string;

  //endregion

  //region 著录控制

  /**
   * 著录者，完成档案著录工作的人员
   * @example "王强,某某市环保局"
   */
  recordByName?: string;

  /**
   * 著录日期，完成著录工作的日期
   * @example "2023-05-15"
   */
  recordDate?: string;

  //endregion
}

文件级著录项目

类型	必著项目	有则必著项目	选著项目
标识	著录层级档号题名日期	文件编号	档案馆代码
背景	责任者		档案保管沿革
内容与结构	保管期限	载体形态	销毁情况范围和提要人名稿本文种附件计算机文件大小计算机文件格式生成方式
查阅与利用控制	开放标识	密级	公开属性语言或文字主题词或关键词分类号缩微号存储位置
相关档案材料			原件存放位置复制件存放位置
附注			附注
著录控制			著录者著录日期

案卷级著录项目

类型	必著项目	有则必著项目	选著项目
标识	著录层级档号题名日期		档案馆代码
背景	责任者		档案保管沿革
内容与结构	保管期限	销毁情况	范围和提要人名载体形态计算机文件大小计算机文件格式生成方式
查阅与利用控制	开放标识		分类号缩微号存储位置
相关档案材料			原件存放位置复制件存放位置
附注			附注
著录控制			著录者著录日期

类别级著录项目

类型	必著项目	选著项目
标识	著录层级档号题名日期	档案馆代码
背景	责任者	档案保管沿革
内容与结构		范围和提要载体形态整理情况
查阅与利用控制		缩微号存储位置
相关档案材料		原件存放位置复制件存放位置相关著录单元
附注		附注
著录控制		著录者著录日期

全宗级著录项目

类型	必著项目	选著项目
标识	档案馆代码著录层级档号题名日期
背景	责任者档案保管沿革	组织机构沿革/人物生平
内容与结构		范围和提要载体形态整理情况
查阅与利用控制		缩微号存储位置
相关档案材料		原件存放位置复制件存放位置相关著录单元
附注		附注
著录控制		著录者著录日期

术语

著录: description; 为检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。
著录单元: unit of description; 作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。
多级著录: multilevel description; 从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录的方法。
著录层级: level of description; 著录单元在全宗内所处的层次位置。
著录项目: element of description; 揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。
著录条目: entry of description; 一个著录单元所有著录项目的组合。
著录主体: subject of description; 对著录工作负有责任的机构或部门。

术语​

术语