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DA/T 13 档号编制规则

  • DA/T13—2022
  • DA/T13—1994
  • 全宗号
    • 一般 [A-Z][0-9]{3}
    • 同一个 档案馆(室)内, 全宗属性代码不应重复
    • 同一个 全宗属性内按排列次序流水编制全宗顺序号。不应有重号
    • e.g.
      • 某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为“X013”。
  • 类别号
    • 一级类别号(档案门类代码)
      • 同一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的档案门类代码
      • 机关档案门类代码标识为:文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”
    • 二级及三级类别号
      • [A-Z0-9]
      • 根据实际情况,可扩展至四级。
      • 不应有重号
      • 示例
        • 行政许可档案中登记注册档案中的注册类档案,标识为“XK·ZC·01”
    • 项目号
      • 项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号
    • 目录号
    • 年度
      • YYYY
    • 保管期限代码
      • Y - 永久
      • D年限
      • 示例 :保管期限为定期30年的标识为 D30
    • 机构/问题代码
      • 采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或汉字标识机构/问题
      • 示例
        • 采用汉字 办公室 标识办公室
        • 采用代码 003 标识党务类
  • 案卷号/组号/册号
  • 件号/页号
// 档号
export interface ReferenceCode {
  /**
   * 全宗号，用于标识档案所属的全宗
   * @example "X033"
   */
  fondsNumber: string;

  /**
   * 档案门类代码，表示档案所属的门类
   * @example "WS" (文书档案), "KJ" (科技档案), "ZP" (照片档案)
   */
  archivalCategoryCode?: string;

  /**
   * 二级类别号，进一步细分的档案类别
   * @example "JC" (税务稽查)
   */
  secondaryCategoryCode?: string;

  /**
   * 三级类别号，更细化的档案类别
   * @example "CC" (查处类)
   */
  tertiaryCategoryCode?: string;

  /**
   * 四级类别号，最高的细分类别层级
   * @example "XX" (细分的子类别)
   */
  quaternaryCategoryCode?: string;

  /**
   * 项目号，特定项目或课题的编号
   * @example "01"
   */
  projectNumber?: string;

  /**
   * 目录号，案卷所属的目录编号
   * @example "001"
   */
  catalogueNumber?: string;

  /**
   * 年度，表示文件或档案形成的年份
   * @example "2019"
   */
  year?: string;

  /**
   * 保管期限代码，档案的保管期限
   * - "Y" 表示永久
   * - "D" + 数字 表示定期，如 "D30" 表示定期30年
   * @example "Y" (永久), "D30" (定期30年)
   */
  retentionPeriodCode?: string;

  /**
   * 保管期限（数值），档案的保管期限，以年为单位
   * - 如果是永久保存，用 `Infinity` 或 `0` 表示
   * @example 30 // 表示30年定期保管
   * @example Infinity // 表示永久保管
   */
  retentionPeriodInYears?: number;

  /**
   * 机构/问题代码，表示档案内容涉及的机构或问题
   * @example "办公室" 或 "003" (党务类)
   */
  organizationOrIssueCode?: string;

  /**
   * 案卷号/组号/册号，案卷在系统中的顺序号
   * @example "001"
   */
  fileNumber?: string;

  /**
   * 件号，文件在案卷中的顺序编号
   * @example "002"
   */
  itemNumber?: string;

  /**
   * 页号，文件内每页的顺序编号
   * @example "003"
   */
  pageNumber?: string;
}

示例​

按卷整理​

J019-ZY·JC·CC·2019·D30-001-001
全宗号-档案门类代码·二级类别号·三级类别号·年度·保管期限代码-案卷号-件号
全宗号门类二级类别三级类别年度保管期限代码案卷号件号
J019ZYJCCC2019D30001001
J019-KU·01·2017-001-001
全宗号-门类·二级类别·年度-案卷号-件号
全宗号门类二级类别年度案卷号件号
J019KU012017001001
A002-RS-001-002
全宗号-门类-目录号-件号
全宗号门类案卷号件号
A002RS001002
X032-KJ·KY·01-003
全宗号-门类·二级类别·项目号-案卷号
全宗号门类二级类别项目号案卷号
X032KJKY01003
X032-KJ·JJ·02-005-054
全宗号-门类·二级类别·项目号-案卷号-页号
全宗号门类二级类别项目号案卷号页号
X032KJJJ02005054
K021-ZP·2019·D30-025-005
全宗号-门类·年度·保管期限代码-组号-件号
全宗号门类年度保管期限代码组号件号
K021ZP2019D30025005
C038-001-002-003
全宗号-目录号-案卷号-件号
全宗号目录号案卷号件号
C038001002003

按件整理​

A439-WS·2015·D30·003-005
全宗号-门类·年度·保管期限代码·问题代码-件号
全宗号门类年度保管期限代码问题代码件号
A439WS2015D30003005
Z109-WS·2011·Y·办公室-0001
全宗号-门类·年度·保管期限代码·机构代码-件号
全宗号门类年度保管期限代码机构代码件号
Z109WS2011Y办公室0001
Z008-WS·2019·Y-037
全宗号-门类·年度·保管期限代码-件号
全宗号门类年度保管期限代码件号
Z008WS2019Y037
J019-LY·2019·Y-001
全宗号-门类·年度·保管期限代码-件号
全宗号门类年度保管期限代码件号
J019LY2019Y001
C015-WY·TZGG·2019·D10-00001
全宗号-门类·二级类别·年度·保管期限代码-件号
全宗号门类二级类别年度保管期限代码件号
C015WYTZGG2019D1000001
B168-SW·2015·Y-001
全宗号-门类·年度·保管期限代码-件号
全宗号门类年度保管期限代码件号
B168SW2015Y001

按卷整理档案的档号结构​

全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号

e.g.

档案门类代码·二级类别号·年度·保管期限代码
档案门类代码·项目号
档案门类代码·二级类别号·三级类别号·年度

按件整理档案的档号结构​

全宗号-类别号-件号

e.g.

档案门类代码·二级类别号·年度·保管期限代码·机构/问题代码
档案门类代码·年度·保管期限代码·机构/问题代码
档案门类代码·保管期限代码·年度

术语​

代码
code
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。
档号
reference code
以字符形式赋予档案的一组唯一代码，用于反映、固定和识别档案排列顺序。
全宗号
fonds number
档案所属全宗的代码。
类别号
series number
按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。
档案门类代码
archival category code
档案所属门类的代码，一级类别号，如文书档案代码、科技档案代码等。
项目号
project number
产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。
目录号
catalogue number
全宗内案卷所属目录的代码。
案卷号
file number
案卷排列的顺序代码，按组或册整理的档案可用组号或册号。
件号
item number
归档的文件排列的顺序代码。
页号
page number
案卷内文件每页排列的顺序代码。